مكتب البنية المؤسسية

يرتبط مكتب البنية المؤسسية تنظيمياً بالإدارة العامة لتقنية المعلومات، بينما تخضع مهامه وخدماته وعملياته، بما في ذلك الحوكمة ومتابعة الأداء، لإشراف ومراقبة لجنة حوكمة أعمال البنية المؤسسية. 

ويوضح الشكل التالي موقع مكتب البنية المؤسسية بالهيكل التنظيمي والأدوار الوظيفية المحددة لتشكيل مكتب البنية المؤسسية، والتي ترتبط بمدير البنية المؤسسية

الرؤية :

 نحو بنية مؤسسية داعمة لمجتمع رقمي ممكن وحيوي ومستدام

الرسالة :

تطوير بنية مؤسسية متكاملة، من خلال خلق بيئة رقمية فعالة ومبتكرة لتحقيق تطلعات المستفيد، وفق أفضل الممارسات.

الركائز الاستراتيجية :

• النظرة الشمولية
• رفع كفاءة العمليات
• الاستدامة المالية
• خدمات تقنية مبتكرة

الأهداف :

• المواءمة الاستراتيجية وتحقيق متطلبات التحول الرقمي​
• الاستثمار الأمثل للموارد وتحسين الكفاءة التشغيلية​
• دعم اتخاذ القرار وتحديد الاحتياجات الاستراتيجية​
• ترشيد الانفاق ورفع العائد على الاستثمار​
• تحسين تجربة المستخدم ورفع رضا المستفيد​

يتم موائمة الأهداف الاستراتيجية والمهام المقترحة كمهام مكتب البنية المؤسسية مع التصنيف كمهمة محورية وداعمة :

مهام محورية

هي أنشطة العمل الرئيسية التي ترتبط مباشرة بالأهداف التي تم تعريفها لممارسة البنية المؤسسية وتشمل على المسؤوليات الأساسية لغرض تفعيل دور الممارسة المتوقع في الجهة بالتواؤم مع الأهداف والتوقعات منها.

• تطوير وتحديث استراتيجية البنية المؤسسية التي تشمل الرؤية، الرسالة، الأهداف، وخارطة الطريق.
• ضمان مواءمة استراتيجية البنية المؤسسية مع الاستراتيجيات الأخرى في الجهة، مع تحديد أولويات المشاريع والمبادرات الرقمية بناءًا على التحليل المستمر للوضع الحالي والوضع المستقبلي.
• تطوير خارطة الطريق استنادًا إلى تحليل الفجوة بين البنية الحالية والمستقبلية. مع تحديد المبادرات اللازمة لتحقيق الوضع المستقبلي.
• إدارة وتوثيق وتحديث مكونات بنية الأعمال، بنية التطبيقات، بنية البيانات، بنية التقنية، بنية الأمن، وبنية التجربة. وتحديد فرص التحسين المستمر لكل مكون من مكونات البنية المؤسسية بناءً على التقييمات المستمرة.
• ضمان التوافق مع المبادئ والمعايير الوطنية للبنية المؤسسية لرفع نضج ممارسة البنية  المؤسسية.
• دعم اتخاذ القرار وذلك بتوفير صورة شاملة لصناع القرار بناءً على تقارير البنية المؤسسية من جميع الجوانب (الخدمات، الأنظمة، البنية التحتية، الموارد).
• ضمان ودعم إدارة التغيير أثناء تنفيذ المشاريع الرقمية وقياس اثر ذلك على ممارسة البنية المؤسسية.
• تحليل المخاطر المتعلقة بالبنية المؤسسية وتطوير استراتيجيات التعامل مع المخاطر المحتملة من خلال حلول استباقية وتصحيحية.
• تقديم الاستشارات والتوجيهات اللازمة بشأن القرارات المتعلقة بممارسات البنية المؤسسية والمجالات ذات الصلة، بالإضافة إلى تقديم الدعم الاستشاري للوحدات التنظيمية في الجهة في مجالات البنية المؤسسية.
• متابعة تكامل الأنظمة التقنية المختلفة مع البنية المؤسسية لضمان التناغم بين الأنظمة الحالية والمستقبلية.
• دراسة وتحليل خدمات الاعمال وحصر  وتوثيق الإجراءات وموائمة الأعمال مع التقنية
• المساهمة في رفع كفاءة الإنفاق في قطاعات الجامعة وذلك بتوظيف التقنية لتحسين كفاءة الأعمال وزيادة الإنتاجية.
• إدارة متطلبات البنية المؤسسية من خلال جمع وتوثيق وتحليل احتياجات الجهات المختلفة، وضمان مواءمتها مع نماذج ومكونات البنية المؤسسية لتحقيق التكامل وتفادي التعارض بين المبادرات الرقمية.

مهام داعمة

هي أنشطة العمل التي تسهل أو تمكن فريق العمل في الجهة من تنفيذ المهام الأساسية المحددة، وتشتمل على :

• المسؤوليات المرتبطة بإدارة العمل الداخلي للممارسة وضمان تنفيذ أعمالها بشكل فعّال.
•  
• دعم الشراكات الرقمية مع الشركاء الخارجيين، ودراسة التقنيات الناشئة بالتعاون مع أصحاب الاختصاص، وتحديد الفرص التقنية التي يمكن دمجها في المشاريع المستقبلية لتعزيز الابتكار وتحقيق الأهداف الاستراتيجية.
• المشاركة في كتابه ومراجعة كراسات الشروط والمواصفات للمشاريع التقنية التي تطرحها الجامعة. وتقييم العروض الفنية مع مراعاة توافقها مع معايير ومبادئ البنية المؤسسية.
• مراجعة مخرجات المشاريع التقنية للتأكد من مطابقتها للتصاميم المعتمدة وجاهزيتها الفنية والتشغيلية قبل الإطلاق، ثم متابعة تقييم نتائجها بعد التنفيذ بقياس مدى تحقق الأهداف وتحليل الأثر، بما يضمن جودة التنفيذ والتحسين المستمر.
• تعزيز ثقافة البنية المؤسسية من خلال التوعية المستمرة، والتواصل الفعّال، وتنظيم برامج تدريبية دورية.
• تحليل واقع الخدمات الإلكترونية المقدمة من الجهة وتحديد فرص التحسين، من خلال دراسة الوضع الحالي، وتقييم رضا المستفيدين، وتحديد الفجوات التشغيلية أو التقنية.
• دراسة طلبات الاستثناء الخاصة بتطوير أو أتمتة خدمات إلكترونية خارج خارطة الطريق، بما يضمن الاستجابة للمتغيرات مع الالتزام بالمعايير والممارسات المعمارية المؤسسية.

تعتمد استراتيجية البنية المؤسسية بشكل أساسي على المنهجية الوطنية للبنية المؤسسية NORA، لكونها المنهجية الوطنية والمدعومة من قبل هيئة الحكومة الرقمية، لتنظيم ممارسات البنية المؤسسية بما يعكس واقع الأعمال وتقنية المعلومات في الجامعة ويحقق أهدافها.  وكذلك سيتم الاستفادة من المنهجيات الأخرى مثل منهجية توجاف (TOGAF). 

1. تحديد نطاق ومتطلبات البنية المؤسسية في الجهات الحكومية.
2. مساعدة الجهات الحكومية لتطبيق البنية المؤسسية على نحو سلس وفعال.
3. ضمان كفاءة وجودة البنية المؤسسية ومخرجاتها بالجهة الحكومية من خلال عمليات وتوصيات متسقة.
4. مواءمة توجهات وأهداف البنية المؤسسية بالجهة الحكومية مع البنية المؤسسية الوطنية والخطط التنفيذية الوطنية لدعم التوجه الحكومي نحو التحول الرقمي بشكل أشمل.
5. تسهيل استخدام البنية المؤسسية وتعزيز توعية وبناء القدرات في الجهات الحكومية.