ضمن مشروع التحول الى التعاملات الحكومية الإلكترونية الذي تقوم به الجامعة حالياً بالتعاون مع فريق إستشاري من برنامج "يسر"، تم إعتماد وثيقة "الرؤية الهيكلية" Architecture Vision)) من قبل اللجنة التوجيهية للمشروع التي يرأسها سعادة وكيل الجامعة الدكتور عبدالرحمن بن إبراهيم الخضيري. وذكر سعادة الدكتور محمد بن سعيد القحطاني عميد تقنية المعلومات والتعليم عن بٌعد ومدير المشروع أن وثيقة الرؤية الهيكلية، والتي تم اعدادها كأول مخرج من مخرجات المشروع بعد إعتماد وثيقة تأسيس المشروع (Project Charter)، تهدف الى تقديم تصور مستقبلي عن النتائج النهائية للمشروع اعتماداً على الأسس والمفاهيم والمبادئ والاستراتيجيات المتبعة في كلٍ من الجامعة وبرنامج التعاملات الإلكترونية الحكومية "يسّر"، وكذلك على مستوى الخطة الوطنية للتعاملات الإلكترونية الحكومية. وتقوم وثيقة الرؤية الهيكلية على بناء التوافق بين الأطراف المعنية بالمشروع بخصوص النتائج والمخرجات التي يجب الحصول عليها من خطة التحول إلى التعاملات الإلكترونية الحكومية حتى يكون المشروع متوافقاً ومتوائماً مع جميع الاستراتيجيات التي تخدم المصلحة الوطنية الواحدة.
وأضاف سعادته أنه ومن أجل تحديد الرؤية الهيكلية لجامعة سلمان بن عبدالعزيز؛ قام فريق العمل بجمع وتحليل المعلومات المتعلقة بالتوجه الإستراتيجي للجامعة كالرؤية والرسالة والأهداف والمبادرات إضافة إلى المحفزات والمبادئ التوجيهية الخاصة بالتعاملات الإلكترونية الحكومية كالأنظمة واللوائح التنفيذية المعتمدة من قبل الجهات المشرّعة، وأفضل الممارسات المتبعة عالمياً في مجال التحول الإلكتروني في قطاع التعليم العالي والجامعات. كما قام فريق العمل كذلك بتحليل ما تم تقديمه من معلومات ووثائق ومتطلبات وظيفية لإعداد نموذج تصوريلآلية تقديم خدمات الجامعة إلكترونياً، آخذين في عين الاعتبار التكامل على جميع المستويات المؤسسية كهيكليات الأعمال والمعلومات والتقنية.
وحول منهجية العمل المتبعة في المشروع ذكر الدكتور محمد بأن إعداد خطة التحول إلى التعاملات الإلكترونية الحكومية في الجامعة يستند على منهجية عالمية تعرف بمنهجية البنية المؤسسية (Enterprise Architecture)، ويتم من خلالها تقديم وصف دقيق لمكونات الجهة قيد الدراسة والعلاقات التي تربط وتحكم هذه المكونات كالأهداف الاستراتيجية للجهة، والعمليات والإجراءات الوظيفية التي تخدم الاستراتيجيات، والأنظمة والتطبيقات التقنية التي تخدم الإجراءات الوظيفية، والبيانات التي تغذي الأنظمة والتطبيقات لتحويلها إلى معلومات، وأخيراً البنية التحتية التقنية التي تدعم هذه التطبيقات وتحفظ هذه البيانات. وتستخدم البنية المؤسسية وسائل نمذجة وتحليل مختلفة لتوضيح طبيعة تركيب وعمل المؤسسة، فتقوم البنية المؤسسية على إنتاج القوائم والرسوم والوثائق والنماذج حيث تقوم بوصف لوظائف الأعمال، وقدراتها، وعملياتها، وأنظمتها، والتطبيقات البرمجيّة الداعمة لها، وأسس (بروتوكولات) تبادل المعلومات، والبنية التحتية التقنية للمؤسسة.
وحول مسيرة المشروع ذكر أن فريق العمل حالياً يعكف على دراسة مكونات الجامعة والتي ستكون على مرحلتين للحصول على منظورين مختلفين: المنظر الأول هو منظور هيكلية الوضع الحالي (Baseline Architecture) والذي يوثق الحالة الراهنة كما هي لمكونات البنية المؤسسية وذلك من خلال لقاءات وإجتماعات وورش عمل تعقد مع كافة المعنيين بالجامعة من قيادات وتنفيذيين. أما المنظور الثاني فهو منظور الوضع المستهدف (Target Architecture) والذي يضع تصوراً لما يجب أن تكون عليه الخدمات الإلكترونية مستقبلاً، واضعين في عين الاعتبار المتطلبات الوظيفية والأنظمة واللوائح التنفيذية، وضوابط تنفيذ الإجراءات، ومبادئ الهيكلية المؤسسية، والمرجعيات الهيكلية (Reference Architectures) وأفضل الممارسات المحلية والعالمية.
وفي نهاية حديثة ذكر سعادة عميد تقنية المعلومات والتعليم عن بُعد ومدير المشروع أن مشروع خطة التحول الى التعاملات الحكومية الإلكترونية بالجامعة يحظى بدعم ورعاية مباشرة من معالي مدير الجامعة الدكتور عبدالرحمن بن محمد العاصمي ومتابعة دقيقة من معاليه لكافة خطواته ومخرجاته. كما أبدى سعادته شكره وتقديره للفريق الإستشاري من برنامج التعاملات الحكومية الإلكترونية "يسر" الذي يبذل جهوداً ملحوظة في إنجاز المشروع بالجودة المطلوبة وفي الوقت المحدد.